فاکتور اشتباه را چگونه ابطال یا اصلاح کنیم؟
فاکتور رسمی یکی از مهمترین اسناد مالی و حسابداری است. تمام تراکنشهای مالی شرکتها باید با فاکتور رسمی ثبت شوند و این اسناد نقش کلیدی در حسابرسی و رسیدگیهای مالیاتی دارند. حال اگر هنگام صدور فاکتور اشتباهی رخ دهد، چه باید کرد؟ آیا میتوان فاکتور را حذف کرد یا باید آن را به شکل قانونی اصلاح کرد؟
در این مقاله به طور کامل توضیح میدهیم که ابطال یا اصلاح فاکتور اشتباه چگونه انجام میشود و چه نکاتی باید رعایت گردد.
چرا ممکن است فاکتور اشتباه صادر شود؟
دلایل مختلفی میتواند باعث بروز خطا در صدور فاکتور شود، از جمله:
اشتباه در وارد کردن تعداد یا مبلغ کالا
ثبت نادرست نام خریدار یا فروشنده
محاسبه اشتباه مالیات بر ارزش افزوده
صدور فاکتور برای مشتری اشتباه
استفاده از تاریخ یا سریال نادرست
آیا میتوان فاکتور اشتباه را حذف کرد؟
خیر. طبق قوانین مالیاتی، هیچ فاکتوری نباید حذف یا شماره آن دستکاری شود. شماره فاکتورها باید پیوسته و بدون وقفه باشند. اگر فاکتور اشتباهی صادر شد، تنها راهکار درست ابطال یا اصلاح آن است.
روشهای ابطال یا اصلاح فاکتور اشتباه
🔹 ۱. ابطال فاکتور
ابطال به معنای بیاعتبار کردن فاکتور اشتباه است. در این حالت، فاکتور با همان شماره در سیستم ثبت میشود اما بهعنوان “باطل” علامتگذاری میگردد.
معمولاً زمانی استفاده میشود که فاکتور صادر شده ولی هیچ معاملهای انجام نشده است.
در نرمافزارهای حسابداری گزینهی “ابطال فاکتور” وجود دارد.
در نسخه چاپی باید روی فاکتور مهر یا عبارت “باطل شد” درج شود.
🔹 ۲. صدور فاکتور برگشتی (اصلاحی)
اگر فاکتور اشتباه ثبت شده و معامله انجام شده باشد، باید فاکتور برگشتی صادر شود.
فاکتور برگشتی یک سند مالی است که برای اصلاح اشتباه قبلی صادر میشود.
در آن مشخصات فاکتور اشتباه ذکر میشود و اصلاحات بهطور کامل درج میگردد.
برای مثال، اگر تعداد کالا یا مبلغ نادرست بوده، در فاکتور برگشتی موارد صحیح ثبت میشود.
🔹 ۳. اصلاح فاکتور در همان روز
در برخی موارد اگر خطا در همان روز صدور شناسایی شود و هنوز فاکتور به مشتری تحویل نشده باشد، میتوان فاکتور را ابطال و فاکتور جدید صادر کرد.
این روش سادهترین راه اصلاح است.
اما اگر فاکتور قبلاً تحویل مشتری یا ثبت مالیاتی شده باشد، باید از روش فاکتور برگشتی استفاده کرد.
مراحل ابطال یا اصلاح فاکتور اشتباه
بررسی خطا: ابتدا باید مشخص شود خطا در کدام بخش است (مبلغ، تعداد، مشخصات مشتری و …).
انتخاب روش مناسب: اگر معامله انجام نشده → ابطال. اگر معامله انجام شده → صدور فاکتور برگشتی.
ثبت در نرمافزار حسابداری: وضعیت فاکتور باید در سیستم مالی مشخص شود.
اطلاع به مشتری: مشتری باید در جریان اصلاح یا ابطال قرار بگیرد.
بایگانی مستندات: نسخه اصلی فاکتور اشتباه و فاکتور اصلاحی باید نگهداری شوند تا در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه شوند.
نکات مهم در اصلاح فاکتور اشتباه
شماره فاکتور هرگز نباید تغییر کند.
تمام فاکتورهای باطل شده باید در سیستم نگهداری شوند.
فاکتور برگشتی باید به صورت رسمی و با امضا و مهر صادر شود.
اصلاح باید در همان دوره مالی ثبت گردد تا مغایرت حسابداری به وجود نیاید.
در صورت خطا در مالیات یا ارزش افزوده، اصلاح باید در گزارشات فصلی و اظهارنامه نیز لحاظ شود.
نمونه موارد کاربردی
اگر فاکتور فروش با مبلغ ۱۰ میلیون تومان صادر شده ولی مبلغ صحیح ۱۲ میلیون بوده، باید فاکتور برگشتی صادر و سپس فاکتور صحیح ثبت شود.
اگر فاکتور به مشتری اشتباه صادر شده، فاکتور قبلی باطل و یک فاکتور جدید برای مشتری درست صادر میشود.
اگر در محاسبه مالیات بر ارزش افزوده خطا باشد، باید اصلاح و در سامانه گزارش معاملات فصلی اعمال شود.
جمعبندی
رصدور فاکتور اشتباه یک اتفاق رایج در حسابداری و امور مالی است. اما آنچه اهمیت دارد، نحوه اصلاح قانونی و شفاف این اشتباه است. حذف یا دستکاری فاکتور به هیچ عنوان مجاز نیست و تنها راهکار درست، ابطال فاکتور یا صدور فاکتور برگشتی است. با رعایت این اصول، هم از مشکلات مالیاتی جلوگیری میشود و هم شفافیت مالی شرکت حفظ خواهد شد.
