سریال فاکتور در سال جدید از کجا باید شروع شود؟
فاکتور رسمی یکی از مهم‌ترین اسناد مالی و حسابداری هر کسب‌وکار است. طبق قوانین مالیاتی، تمام شرکت‌ها و اشخاص حقوقی موظف‌اند برای فروش کالا یا خدمات خود فاکتور صادر کنند. یکی از موضوعات مهم در صدور فاکتور، شماره‌گذاری یا سریال فاکتور است.
سؤالی که بسیاری از حسابداران و مدیران مالی دارند این است که:
📌 آیا در ابتدای سال مالی جدید باید سریال فاکتورها از شماره ۱ شروع شود یا ادامه شماره‌های سال قبل کافی است؟
برای پاسخ به این پرسش، ابتدا باید با مفهوم سریال فاکتور و قوانین مربوط به آن آشنا شویم.
سریال فاکتور چیست؟
سریال فاکتور یا همان شماره فاکتور، شناسه‌ای یکتا است که برای هر فاکتور اختصاص داده می‌شود. این شماره باید متوالی، بدون تکرار و غیرقابل تغییر باشد تا در صورت رسیدگی مالیاتی یا حسابرسی، امکان ردیابی تراکنش‌ها وجود داشته باشد.
در فاکتور رسمی، سریال معمولاً در بالای فاکتور درج می‌شود.
شماره‌گذاری باید به‌گونه‌ای باشد که هیچ فاکتوری حذف یا جا به جا نشود.
سازمان امور مالیاتی در رسیدگی‌ها، پیوستگی و توالی شماره‌ها را بررسی می‌کند.
سریال فاکتور در سال جدید چگونه باید باشد؟
طبق قوانین مالیاتی ایران، الزامی وجود ندارد که در سال جدید حتماً شماره فاکتور از “۱” آغاز شود. آنچه مهم است:
شماره فاکتورها باید پیوسته و بدون خلأ باشد.
هر فاکتور باید یک شماره یکتا داشته باشد.
تکرار یا پرش در شماره‌ها، می‌تواند باعث ایجاد شبهه در رسیدگی مالیاتی شود.
بنابراین، کسب‌وکارها می‌توانند یکی از دو روش زیر را انتخاب کنند:
🔹 روش اول: شروع از شماره ۱ در ابتدای سال مالی جدید
در این روش، با آغاز سال مالی (مثلاً از ۱ فروردین)، سریال فاکتور دوباره از ۱ شروع می‌شود.
مزایا:
ساده و شفاف است.
حسابرسی سالانه راحت‌تر انجام می‌شود.
معایب:
اگر چند سال فاکتورها نگهداری شوند، ممکن است شماره فاکتورها در سال‌های مختلف تکراری شود و نیاز به درج تاریخ برای تفکیک داشته باشید.
🔹 روش دوم: ادامه سریال فاکتورها بدون ریست کردن
در این روش، شماره‌گذاری فاکتورها از آخرین شماره سال قبل ادامه می‌یابد.
مزایا:
هیچ‌گونه تکراری در شماره‌ها وجود نخواهد داشت.
برای سیستم‌های نرم‌افزاری و اتوماسیون اداری ساده‌تر است.
معایب:
ممکن است شماره‌ها بسیار بزرگ شوند (مثلاً به ۵ یا ۶ رقمی برسند).
بهترین روش برای شماره‌گذاری فاکتور در سال جدید
انتخاب بین دو روش بالا به سیاست حسابداری و نرم‌افزار مورد استفاده بستگی دارد.
اگر شرکت از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کند، اغلب این نرم‌افزارها به‌طور خودکار سریال فاکتور را ادامه می‌دهند.
اگر سیستم دستی است، شروع از شماره ۱ در ابتدای سال مالی می‌تواند مدیریت را ساده‌تر کند.
برخی شرکت‌ها برای جلوگیری از تداخل، از کدگذاری ترکیبی استفاده می‌کنند. مثلاً:
سال/ماه/شماره → ۱۴۰۴-۰۰۱
یا فرمت: ۱۴۰۴۰۰۰۱
با این روش، حتی اگر شماره فاکتورها هر سال از ۱ شروع شود، باز هم یکتا خواهند بود.
نکات مهم در شماره‌گذاری فاکتورها
شماره فاکتور نباید قابل تغییر یا حذف باشد.
در صورت صدور فاکتور اشتباه، باید فاکتور برگشتی صادر شود، نه اینکه شماره حذف گردد.
توالی شماره‌ها باید همیشه حفظ شود.
اگر چند شعبه دارید، بهتر است شماره‌گذاری هر شعبه مجزا باشد ولی شناسه‌ای برای تفکیک اضافه شود.
در صورت استفاده از کد ترکیبی (سال/شماره)، شفافیت و ردیابی راحت‌تر خواهد بود.
جمع‌بندی
سریال فاکتور در سال جدید می‌تواند از شماره ۱ شروع شود یا اینکه ادامه شماره‌های سال قبل باشد.
قانون الزام به ریست کردن شماره‌ها وجود ندارد، بلکه تنها شرط اصلی پیوستگی و یکتا بودن شماره‌ها است.
بهترین راهکار برای جلوگیری از تداخل، استفاده از کد ترکیبی (سال + شماره) یا نرم‌افزارهای حسابداری است.
به همین دلیل، پیشنهاد می‌شود در سال جدید با توجه به ساختار شرکت و ابزارهای نرم‌افزاری، روشی را انتخاب کنید که هم ساده باشد و هم در زمان رسیدگی مالیاتی شفافیت کافی داشته باشد.
